Avec Microsoft Viva, les entreprises peuvent bénéficier d’une nouvelle plateforme intégrée pour améliorer l'expérience des employés - les communications, les connaissances, l’apprentissage, les ressources de l'entreprise et les idées de chacun - dans une collection d’applications livrées dans Microsoft TEAMS. Voici comment Microsoft Viva peut être la porte d’entrée de l’expérience de travail moderne pour vos collaborateurs.
Microsoft a annoncé au début 2021 Microsoft Viva, une nouvelle plate-forme intégrée d’expérience pour les employés (EXP) qui rassemble les communications, les connaissances, l’apprentissage, les ressources et les idées au sein de l’entreprise disponible via Microsoft TEAMS. Aujourd'hui, Viva propose 4 modules : Viva Topics, Viva Insights, Viva Learning et Viva Connections. Bien que chaque organisation ne puisse pas utiliser la totalité des quatre modules, Microsoft Viva inclut une solution pour chaque type d'organisation. Tous ces modules sont intégrés dans Microsoft TEAMS d'une façon sécurisée et centrés sur l'expérience utilisateur.
De nombreuses organisations essayent depuis des années d'avoir un Intranet cohérent entre les besoins des collaborateurs et les priorités business, mais les résultats ne sont pas au niveau des attentes. Le principal souci est que les différents services travaillent encore en silo et ne sont pas axés sur l’expérience numérique de la société. C'est dans ce cadre que Microsoft Viva propose une solution intelligente et pertinente, basée sur la valeur de « mieux travailler ensemble » au sein de chaque organisation. Chaque élément de Viva a un grand potentiel, et l’ensemble est un outil d'information très puissant.
Se préparer pour Microsoft Viva
Mettre essentiellement la priorité sur la communication, et pas assez sur sa pertinence, peut faire échouer des nombreux projets intranet. Un excellent intranet consiste à créer des expériences et des services qui aident tous les membres de l’organisation à fournir un travail efficace. Étant donné que les services dont le personnel a besoin au sein d’une organisation peuvent différer, les meilleurs intranets doivent offrir à la fois des services et des nouvelles solutions pour chaque type de consommateur – en fonction du rôle, de la géographie, du groupe de travail ou des intérêts. Viva ne fera pas tout à votre place, mais elle va pouvoir aider votre entreprise à atteindre cet objectif si vous vous préparez en suivant ces recommandations :
- Comprendre vos priorités organisationnelles.
- Comprendre les services essentiels de votre organisation et l’information qu'on veut partager, telle que les formulaires, les politiques, les procédures, les demandes, les contacts et la formation.
- Comprendre les rôles de chaque utilisateur, l’information et les services dont chacun a besoin pour réussir.
- Définir l’architecture de l’information (sites, navigation, pages et métadonnées).
- Planifier la gouvernance, y compris la gestion du contenu.
- Mettre en œuvre des possibilités d’apprentissage en continu pour s’assurer que chacun possède les compétences et les connaissances nécessaires pour réussir.
- Construire votre intranet dans SharePoint et s’assurer que vous avez une page d'accueil.
À quoi s’attendre
Microsoft Viva comprend quatre modules auxquels les employés accèdent via Microsoft TEAMS et d’autres applications incluses dans Microsoft 365. Viva ne va pas créer l’intranet intelligent pour vous ; il va vous fournir les moyens nécessaires pour créer un intranet mieux adapté à vos utilisateurs pour pouvoir travailler efficacement n'importe où, à tout moment.
Les 4 modules présents dans Microsoft Viva sont :
Viva Connections est conçu pour aider les dirigeants d’entreprise à mobiliser leurs employés par l’organisation d’assemblées générales - « Town Halls », tout en permettant aux travailleurs d’accéder à l’information de l’entreprise comme les nouvelles, les règles internes et les avantages sociaux, ainsi qu’aux groupes de ressources et aux collectivités. Le contenu affiché peut également être adapté à chaque catégorie d’employés. Les connexions peuvent aider le personnel à mieux « comprendre comment leur travail s’améliore » dans une organisation.
Intégré à l’application TEAMS, Viva Insights exploite les capacités analytiques de Microsoft Workplace Analytics et MyAnalytics pour analyser les modèles de travail (tels que la fréquence des réunions, les heures de travail et les activités de collaboratio) et pourvoir ainsi recommander aux employés des actions pour optimiser leur travail. Par exemple, il peut recommander aux employés de prendre des pauses et de suggérer aux managers que leurs équipes sont à risque d’épuisement professionnel (burn out).
Également disponible via Teams, Viva Learning tire parti de l’intelligence artificielle (IA) pour recommander quand les employés souhaiteraient suivre des cours de formation ou apprentissage en utilisant les contenus de LinkedIn Learning ou Microsoft Learn, ainsi que de fournisseurs tiers comme Skillsoft, Coursera, Pluralsight et edX.
Enfin, Viva Topics, une sorte de « Wikipédia axée sur l’IA », aide les employés à décoder les acronymes de l’entreprise et à organiser automatiquement le contenu et l’expertise en catégories telles que les projets, les produits et les processus. Les employés travaillant dans Office, SharePoint et Teams peuvent faire des recherches sur des sujets ou acronymes inconnus et faire automatiquement surface sur les cartes thématiques. Lorsque les employés cliquent sur ces cartes, une page thématique s’affiche avec des documents, des vidéos et des personnes qui ont une relation avec la recherche.
